Paradox van hier en nu

Op een pagina van de IAF conferentie, heb ik deze beschouwing over de paradox van Hier en Nu gezet.

Het thema van de conferentie van dit jaar luidt: “Faciliteren in het Hier en Nu“. Zoals uit het logo moet blijken, zien we het hier en nu als iets wat gegeven wordt. In het Engels “present“. In het Nederlands: aanwezig of aanwezigheid. “Is er een facilitator aanwezig in de zaal?” (zo ja: kunt u een dokter bellen?).

Verder ziet het hier en nu er rond uit: het interessante van het hier en nu is namelijk dat het oneindig is. Hier en Nu kent geen begin en eind. Het is zowel instantaan (“nu“) als eeuwigdurend – we bewegen immers mee met het nu. Het is zowel lokaal (“hier“) als overal – overal waar we zijn staan in het hier. We denken meestal dat het oneindige in de verte of in de toekomst ligt. Dat is OOK zo. Maar we vergeten dat het oneindige en eeuwige ook hier en nu is.

Veranderen kan alleen in hier nu. We kunnen het verleden niet veranderen; we kunnen alleen onze ideeën over het verleden veranderen. De toekomst – het woord zegt het al – komt. Ze komt naar ons toe, maar ze is er nog niet. We kunnen alleen onze ideeën over de toekomst veranderen. En wanneer we dat doen, veranderen we wat toekomst.

Veranderen gaat alleen in nu hier. We kunnen niet op een andere plaats veranderen dan waar we zijn. We kunnen wel van plaats veranderen, maar alleen om te beseffen dat we nog steeds “hier” zijn. Om met drs P te spreken: “heen en weer”, maar wel steeds op het veer. Op het hier en nu verplaatsen we ons van het verleden naar de overkant, van hier naar hier en van nu naar nu. Nu eens hier, dan weer … dan weer hier en nu … .

Ik ben er al heel lang van overtuigd dat deze wereld inherent paradoxaal is. Velen denken dat we alleen paradoxen hebben in taal, als taalspel, bijvoorbeeld:

De volgende zin is waar.
De vorige zin is niet waar.

Of dat paradoxen een soort uitzonderingen zijn of ingewikkelde dilemma’s. Zo luidt de paradox van leven en dood: “als ik dood ben, leef ik niet en beangstigt de dood me niet; als ik leef, ben ik niet dood en is angst voor de dood ook niet nodig”.

Lang vroeg ik me af, “waarom merk ik in het dagelijks leven niets van paradoxen?“. Totdat ik besefte dat “hier” en “nu” en “hier en nu” paradoxaal zijn, zoals ik hierboven heb weergegeven. Tijd is de manier waarop het universum voorkomt dat alles tegelijkertijd gebeurt en geeft ons “nu”; ruimte is de manier waarop het universum voorkomt dat alles op dezelfde plaats gebeurt en brengt ons “hier”. Faciliteren is de manier waarop we voorkomen dat alles daar of straks verandert.

Het is een illustratie bij p. 37 ev, waar ik paradoxen bespreek. Vul in de figuur op pagina 41 (zie ook hiernaast) “hier” in voor de bewering en “daar” voor de analoge tegenstelling. “Daar” impliceert “niet hier”, dus de analoge tegenstelling rechts boven wordt: “niet daar”. De paradox die ons ruimte levert bestaat uit de onmogelijkheid om door de ontkenning van “niet daar” “hier” te komen. Het universum probeert, bij wijze van spreken, “hier” te komen door “niet daar” te zijn. Die spanning maakt de ruimte. De ruimte die we ook als spanning in ons lichaam voelen en waardoor we doorlopende bewegen: om steeds te constateren dat “hier” zich ook, of nog steeds, “daar” bevindt.

Probeer hetzelfde met “heden” (in plaats van “nu”) om de paradox van tijd te illustreren.

Posted in Uncategorized | Leave a comment

Theorie achter metapraxis

Wat zijn de verschillen tussen een model, een theorie en een praxis? Het eerste is een beschrijving van een situatie naar analogie. Een theorie, θεωρία is een manier van kijken. Uit een theorie kan een model volgen. De praxis, πρᾶξις, verwijst naar de handeling. Je kunt handelen op basis van een theorie of een model; maar het is ook mogelijk om te handelen zonder dat je een theorie of model gebruikt of weet “hoe iets werkt”. Over het algemeen willen we dat een theorie getoetst is op basis van onderzoek, handelingen. Theorie en praktijk gaan dan hand in hand. Er is echter een maar. Zoals Einstein al zei, een theorie is ook een manier van kijken. Je theorie bepaalt daarmee de handeling, het experiment, wat je zoekt. en wat je vindt. Kloppen de feiten niet met de theorie, dan is het jammer voor de feiten.

“In theory, theory and practice are the same. In practice, they are not.” A. Einstein

Het boek “Faciliteren als Tweede Beroep” is bedoeld als een metapraxis. Voor sommigen lijkt het een theorie die niet te begrijpen valt. Voor anderen is het een model dat niet klopt. Is het een filosofie of een kosmologie? Ook niet. Ze is bedoeld als een handige reflectie op de handeling. Faciliteren, denk ik dan, intervenieert, komt “er tussen”. Faciliteren legt verbindingen, verbindingen tussen mensen. En verbindingen tussen mensen en ideeën. Het maken en verbreken van verbindingen is in de eerste plaats een handeling, een praxis. Het boek is ook gebaseerd op “de praktijk” en bevat “praktijk voorbeelden”. Het is echter een boek of metapraxis en “is” niet de praktijk. In het boek bespreek ik theorieën, modellen, spellen, stijlen, wijzen en methoden om aan te tonen dat al deze zaken een soort gemeenschappelijke bron of oorsprong hebben, die ten grondslag ligt aan alle handelen.

Een handeling heeft geen betekenis. Je voert een handeling uit. Je bereikt een bepaald effect of resultaat door te handelen. En vervolgens geven we een verklaring. Die verklaring bestaat uit een theorie, een model, een verzameling aannames, gevoelens, intenties van alles. En ze kunnen allemaal waar zijn. Deze metapraxis is ook bedoeld om te verduidelijken dat je kunt handelen zonder dat alles duidelijk is, zonder theorie of model. Het heldert met de tijd.

Posted in metapraxis, Voorstuk | Tagged , , | Leave a comment

Besluitvormingssituaties

Op pagina 135 gebruik ik de kaart van werkelijkheidsopvattingen voor het inventariseren van besluitvormingssituaties. De twee assen zijn:
- onzekerheid in doelstellingen laag of hoog
- onzekerheid in oorzaak & gevolg laag of hoog

In het gemakkelijkste geval – beide laag – kunnen we een besluit berekenen. Dit heet ook beslissen. Denk daarbij aan Multi-Criteria Analyse, oorzaak-gevolg analyse, keuzematrixen etc. In het moeilijkste, complexe geval – beide hoog – kunne we alleen door inspiratie een besluit nemen. Vergeet hierbij ook niet het gooien met een dobbelsteen, muntje of het lezen van de as van een verbrand hertgewei. Laat het lot beslissen, op die manier heeft in ieder geval niemand schuld – of erger, succes – bij een bepaalde oplossing. Succes is de snelste manier om je verliezen te laten oplopen en problemen te komen (p 267).

Mensen zijn probleemoplossende wezens en hebben de neiging onzekerheid te reduceren. Daaruit hebben we de neiging om problemen rationeel te benaderen. Zelfs een compromis – doelstellingen verschillend; oorzaak-gevolg laag – staat in een slecht daglicht. In veel gevallen hebben mensen een oplossing voor ogen en ontstaan er problemen bij de invoering. De oplossing wordt dan het probleem, een implementatieprobleem. Dit op zich is een indicator voor een complexer, achterliggend probleem.

Hoe herkennen we de situatie? Hierbij criteria:

  • Tijdschaal te bereiken doel: hoe korter (dagen, weken), hoe zekerder; hoe langer (jaren, eeuwen) hoe onzekerder. Maanden bezet de tussen positie
  • Aantal betrokkenen: hoe minder (5 – 225 (5*5*5)), hoe zekerder; hoe meer (meer dan 5000), hoe onzekerder. Tussen de 200 en 5000 hebben we een soort tussen positie
  • Wetmatigheid: hoe regelmatiger de patronen (wat omhoog gaat, komt weer omlaag; sterke verbanden), hoe zekerder; hoe onregelmatiger de patronen (verstoringen, mutaties, toeval, zwakke verbanden), hoe onzekerder
  • Gewoonte: mensen zijn gewoonte dieren. Hoe minder verandering van gewoontes, hoe voorspelbaarder.
  • Vaker geprobeerd: wat is er al gedaan om de situatie op te lossen? Hoe meer pogingen er gestrand zijn, hoe complexer de besluitvormingssituatie.
  • Tijdens de start van de implementatie van een JIT/Total Quality project maakte ik kennis met een aantal betrokkenen. Eén iemand nam me terzijde en vroeg: “Kom je hier Total Quality Management (TQM) invoeren?”. “Ja”. “Ik kan je de graven van je voorgangers laten zien”, was het antwoord

  • Veerkracht, buigzaamheid of resilience: hoe veerkrachtiger, hoe beter in staat om tegenslagen op te vangen. Denk aan de beschikbaarheid van hulpbronnen, sterkte van het netwerk, geoefendheid, back-up, redundantie etc. Ik verwacht dat dit begrip in de toekomst steeds belangrijker gaat worden.
Posted in Begeleiden, H3 Modelleren | Tagged , , , , , | Leave a comment

Wat werkt

We hebben alleen toegang tot onze waarnemingen over een werkelijkheid en niet tot “een echte werkelijkheid”. Daarmee bedoel ik niet te zeggen dat “werkelijkheid” (geen lidwoord) niet bestaat; er bestaat werkelijkheid “out there”. Of dat het een sociale constructie is; ze bestaat ook wanneer we het er niet over hebben. Ook denk ik dat we geen werkelijkheid dromen of een onderdeel zijn van een “matrix” of dat er een werkelijkheid achter de werkelijkheid schuilgaat. Werkelijkheid is wat werkt, “wat het geval is”. Ik denk dat we onderdeel uitmaken van werkelijkheid en neem het idee van het “realiseren van de werkelijkheid” (wel een lidwoord) ook letterlijk. Door ons te verbinden – li, als in relatie – met de zaak – res – worden we wat werkt gewaar. We nemen waar, letterlijk en figuurlijk, door waarnemen waar. We hebben geleerd om waar te nemen, zoals we hebben geleerd te zien, te horen, te proeven. te voelen en te ruiken. Waarnemen neemt de indrukken samen. We kunnen daarbij maar moeilijk onderscheid maken tussen proces (waarnemen) en resultaat (waar-heid). Ik denk, getipt door Spinoza, dat werkelijkheid samenvalt met wat werkt. Elders licht ik toe dat ik vermoed dat in “werkelijkheid” kaart en landschap samenvallen. Er bestaat geen onderscheid tussen waarnemer en waarnemen.

Als we alleen onze waarnemingen hebben, hoe weten we dan wat er werkelijk bestaat? Allereerst kunnen we op basis van onze waarnemingen in de concrete wereld zaken onderzoeken. We begrijpen door te grijpen. Zo leerden we onze weg in de wereld te vinden. Hier geldt “wat werkt, werkt”. Naast wat werkt ontdekken we ze ook wat iets betekent, iets inhoudt – voor ons. Echter, de betekenis van wat werkt en wat werkt komen niet overeen. De techniek die we hiervoor gebruiken noemen we meestal projecteren, maar we kunnen het ook afbeelden noemen. Dit kunnen we beschouwen als afbeelden: we vormen – mentale, intuïtieve, gevoelsmatige – beelden van wat werkt. Deze afbeeldingen komen niet noodzakelijker wijs overeen met werkelijkheid. Hieruit volgt mijn stelling dat we in geval van twijfel altijd de voorkeur moet geven aan de concrete werkelijkheid. En we kunnen hier meer mee.

Op de tweede plaats kunnen we onze waarnemingen waarnemen. Daarvoor bestaan verschillende technieken. Byron Katie (p. 112) biedt met de “TheWork” een bruikbare methode of techniek om onze werkelijkheidsopvattingen te onderzoeken. Hoewel sommigen de werkwijze zweverig vinden, weerstand voelen of het enthousiasme van “de gelovigen” maar moeilijk kunnen accepteren, werkt de techniek, wanneer we daarover heen stappen, goed. De naam “het werk”, is goed gekozen, want het werk is wat werkt. Ons werk bestaat in de eerste plaats uit werken en in de tweede plaats uit het bewerken van onze indrukken. Dit laatste kan leiden tot problemen, kwesties. De meningen, betekenissen of interpretaties die we hechten aan onze indrukken kunnen inadequaat worden. Leren heeft een dubbel effect: we leren hoe ons te gedragen en het gedrag wordt in onze hersenen en ons lichaam opgeslagen. Omdat het gedrag “werkte”, blijft de werking aanwezig. We herhalen ook vaak – repeteren, oefenen – het geleerde. Wanneer we geen adequate voorstellingen hebben – wanneer we last krijgen van onze eigen ideeën en vooral gevoelens -, wanneer we ons ergeren, kunnen we van Katie leren hoe hiermee om te gaan.

Ze werkt met vier eenvoudige vragen die iemand – in de rol van een coach – aan een ander stelt. De eenvoud schuilt in het gebruik van standaardvragen, waardoor de coach niet verleid wordt tot eigen interpretaties of waarnemingen. De vragen dienen met aandacht op de ander, maar zo neutraal mogelijk gesteld te worden.

Ze hanteert – met enige variatie – deze vragen over met name een stressvolle waarneming. (Er bestaan andere; ik heb zelf een voorkeur voor open vragen, die zal ik een andere keer stellen).

Schrijf op (ik denk dat opschrijven ook essentieel is) waar je mee zit, waar of met wie je een probleem hebt. Geef dat aan een ander die de dat herhaalt en er de volgende vragen over stelt.

  1. Is het waar? (soms herhaal ik wat er opgeschreven staat, in plaats van “het”)
  2. Kun je absoluut weten dat het waar is? (idem)
  3. Hoe reageer je, wat gebeurt er, wanneer je die gedachte hebt? (hier begint de omkering: heb jij de gedachte, of heeft de gedachte jou?)
  4. Wie zou je zijn zonder de gedachte? (hier nemen we de identificatie waar)
  5. en keer het om.

De laatste stap vormt natuurlijk de twist, het contrapunt, de verandering van de waarneming. Hier ontstaat soms ook onduidelijkheid over het “hoe omkeren”. Veel mensen keren de stressvolle gedachte om door deze te ontkennen. “Ik voel me teleurgesteld wanneer X zo reageert” wordt dan “Ik ben niet teleurgesteld wanneer ..”. Persoonlijk heb ik de neiging om geen ontkenningen te accepteren, omdat we in gedrag niet kunnen ontkennen. Mijn omkering zou eerder luiden: “wanneer ik zo reageer, is X in mij teleurgesteld” of “ik wil, verlang, mag zo reageren als X”. Veel van onze problemen komen voort uit onze pogingen een ontkenning te negeren: daarom ontwikkelde ik het Semiotisch vierkant als uitbeelding van een paradoxale situatie (p. 37).

Posted in Begeleiden, paradox, zelf | Tagged , , | Leave a comment

Het vijfde spel

Op het Landelijk Congres der Bestuurkunde, zal ik een aantal initiatiefnemers begeleiden in hun “battle”. Twitter: #LCB2012

In een workshop van anderhalf uur wordt een “battle” gehouden tussen vijf initiatiefnemers. De initiatiefnemers stellen zich in een korte pitch voor. De overige deelnemers vormen ondersteuningsteams onder leiding van een GreenWish begeleider of andere workshopleider/spreker. De teams helpen hun initiatiefnemer ter plekke een plan uit te werken dat plenair in de workshop wordt gepresenteerd. Op basis van stemming wordt bepaald welk initiatief het beste plan heeft uitgewerkt.

In de aanloop daarvan is me gevraagd een bijdrage te leveren aan hun web log. Volg de link voor de tekst.

Op pagina 210 leg ik uit dat we dit spel “onderneming” noemen. Naast de vier “nulsom” spelen, spellen waarbij er een winnaar is ten koste van verliezers, zijn er twee “niet-nulsom“-spelen, spellen waarbij we allemaal iets winnen. Ondernemers en uitvinders – op dit congres “-initiatiefnemers” genoemd, welk pad volgt het congres? [1] – ondernemers en uitvinders scheppen nieuwe mogelijkheden, intellectueel kapitaal. Facilitators, zoals ondergetekende, die dit proces begeleiden, veranderen de cultuur van samenwerken. Zo spelen we het zesde spel.

[1] Pad van Creativiteit en Innovatie (p. 252), op basis van besturen zoeken naar innovaties; die tegen elkaar laten debatteren. Van de samenleving (“groen”) wordt de kracht gebruikt om de ontwikkelingen te versterken. Achter iedere geslaagde innovatie gaat een idee vooraf. Wanneer de innovatie slaagt, is het “dus” een goed idee. Hoe komen we tot een goed idee? Door ideeën in de praktijk te brengen. Door de ideeën elkaar te laten ontmoeten. Een “debat” of “concurreren” verwart twee spellen: het nulsom spel waar één winnaar is, is door de innovatie een ander spel; een spel waarin veel meer dan één winnaar is. Dat is een voorbeeld van het verwarren van (spel)resultaat met het proces, spelen.

Posted in Begeleiden, H6 Spel, Innoveren | Tagged , , , | Leave a comment

Deelnemersprofielen

Rick beschrijft in de post op zijn weblog over faciliteren een aantal profielen van deelnemers met de vraag hoe hiermee om te gaan in een sessie. Ik reproduceer hier mijn antwoord van LinkedIn.

* De knorrepot –> concreet – sociaal. rood – groen. Eerst naar luisteren, vervolgens behoefte aan concrete actie

* De veelspreker –> unitair – mythisch, blauw geel. Laten uitspreken, onderbreken met “mag ik wat vragen?” en via een lange zin – hij of zij is immers begonnen met veel spreken – leiden naar het maken van een gedetailleerd of visionair plan (een beetje afhankelijk van de inhoud van de spreker)

* De introverte diamant –> Hmm, introvert, altijd lastig (voor een extrovert als ondergetekende, niet in absolute zin). Waarschijnlijk sociaal –> mythisch, groen – geel, groen – rood. Scherp in de gaten houden, in stilte waardeern en ruimte scheppen vlak voor “de doorbraak”. Eigenlijk richt ik het hele proces in naar deze persoon.

* De Scepticus –> laten uiten. Ik heb liever iemand die zijn ongenoegen en scepsis uit dan iemand die er niets mee doet of lauw meedoet. Waarschijnlijk sterke unitair (blauw) voorkeuren, heeft informatie over de toekomstige uitvoering (geel en rood), maar uit deze inadequaat (groen). Inzetten bij een kritisch gesprek over de plannen (blauw – rood) van de veelsprekers.

* De pragmaticus –> ligt eraan. kan een handige jonge zijn die er voor zich zelf een slaatje uit probeert te slaan (groen – blauw, beïnvloedend) of iemand die wel weet wat er kan en moet gebeuren maar nooit gehoord wordt (groen – rood, participatief). Mogelijk sterke concrete voorkeuren en resultaat gericht. In het begin remmen, aan het einde vol mee laten doen.

* De verbinder –> representeert waarschijnlijk de sociale aspecten (groen), de boel bij elkaar houden. Niet ingaan op zijn of haar inhoudelijke voorstellen, heeft grote behoefte gehoord te worden. In subwerkgroepen bij de diamant zetten. Verder inzetten bij de uitvoering van de plannen (rood) voor de afstemming en de coördinatie (= verbinden) van de besluiten na de bijeenkomst.

Posted in Begeleiden, Vergaderator | Leave a comment

Paren

Ik gebruik in hoofdstuk 5 de observaties van Bion. Hij noemt het observaties, geen theorie, en vraagt iedereen zijn of haar eigen conclusies te trekken. Hij beschrijft onder meer het verschijnsel van “paren” maar “pairing”. Hij duidt dat volgens mij alleen als metafoor seksueel. Zijn basis observatie is dat een effectieve groep (“working group“) geen leiderschapskwestie heeft (impliciet gebruik van queeste, zoektocht intentioneel. Technisch is volgens mij het een doorlopende zoektocht, vergelijk “serving leadership“). Ik draai het dan ook om: een groep met een leiderschapskwestie vertoont disfunctioneel gedrag. Leiderschapsproblemen vormen een symptoom, geen oorzaak. Een leider verbindt de groep met de werkelijkheid, de omgeving. “Het werk” van een leider omvat het definiëren van de vigerende werkelijkheid, omgaan met de wereld buiten de groep. De lei-der is ook li-aison. Daardoor ontstaat echter het beeld – de projectie - dat de leider de groep vertegenwoordigd. Het zich vereenzelvigen met dit beeld werkt zolang het werkt: wanneer de werkelijkheid verandert, kan de identificatie disfunctioneel blijken.

Met “Pairing” verwijst Bion naar het fenomeen dat een groep de opdracht om met een leider te komen overdraagt aan een x-tal deelnemers. Het kunnen er twee zijn, bijvoorbeeld bij de verkiezingen tussen Rutte en Verdonk, het kan een commissie zijn of ook een verkiezing zoals bij PvdA en CDA.

Het fenomeen verwijst ook naar het lemma “schap” of “ship“: een leider wordt geschapen, gemaakt. Niet door zich zelf, denk ik dan, maar door de groep. De groep schept zich een leider en deze moet zich bewust zijn van het feit dat hij of zij niet de leider IS maar dat de groep een leider HEEFT. We hebben elkaar nodig, om het zo maar eens te zeggen. Dit scheppen gaat via overdracht en tegenoverdracht en lijkt inderdaad op verschijnselen als verliefd worden, verloven en trouw (aan de leider).

Ik had laatst een opdracht om van een groep van drie mensen nu eindelijk eens een team te maken van hun projectgroep. Hun leider vonden ze aardig, maar zwak. Er waren al verschillende pogingen gedaan, maar niets werkte, Tijdens de sessie – met organisatie opstellingen – bleek dat ze in de fictie (let op: ze waren gefixeerd, het was fictief en zelf gemaakt) verkeerden dat ze als een team moesten werken. Een eenvoudig afstemmingsmechanisme voldeed.

Posted in Uncategorized | Leave a comment

Vergaderator – Bespaar zelf!

Vergaderen kost geld. Veel geld. Verkeerd vergaderen kost nog meer geld. De kostenbesparing met goed vergaderen is eigenlijk niet te bepalen, omdat het voorkomt dat er geld wordt verkwist. Nu kunt u natuurlijk een vergaderator inhuren – zie “vergaderator – Bespaar me!“, maar dat kost ook geld. U kunt zelf al heel veel doen om kosten van vergaderingen te beperken. In een artikel op Seth Godin staan een aantal suggesties, die ik hier vertaal en aanvul.

De belangrijkste regel voor productieve vergaderingen: NEEM NIETS VOOR VANZELFSPREKEND AAN!

  1. Voorbereiden
    • Noodzaak bijeenkomst – Is de bijeenkomst nodig? Waar gaat het over en wat willen we bereiken? Kan dat ook anders?
    • Duidelijke eigenaar – Wie (één persoon!) is er verantwoordelijk voor het bereiken van resultaat? Wat heeft hij of zij nodig van wie?
    • Deelnemers – Wie zijn echt betrokken bij het resultaat? En bij welk deel van de vergadering?
    • Logistiek – Waar is het? Hoe kom je daar? Weet iedereen – denk aan gasten – dat? Wanneer beginnen we? Hoe zit het met drankjes?
    • Doe vooraf wat vooraf kan – agenda, introducties, stukken beschikbaar (niet toesturen! Het is 2012!)
    • Wat is jou belang? – Ben je sterk afhankelijk van een bepaald resultaat? (Lakmoesproef: wat betekent dit voor mijn succes of carrière?): Vraag toch een facilitator of vergaderator.

  2. Uitvoeren
    • Begin op tijd – Begin. Spreek af dat wanneer iemand er niet of te laat is, hij of zij stilzwijgend instemt met de gemaakte afspraken
    • Check in – Wat verwachten de deelnemers van de bijeenkomst? Maak duidelijk dat ze zelf verantwoordelijk zijn voor het realiseren van hun verwachtingen. Informeer altijd of iemand ergens mee zit. Verdeelde aandacht (“ik moet straks eerder weg”, “ik heb pijn in mijn schouders”, “kind is ziek”,….) verstoort.
    • Agenda – Wat moet er echt op de agenda? Wat bespreken we in ieder geval? Welke volgorde?
    • Check – Vat samen, formuleer je aannames als aannames en conclusies als conclusies (ja, daar zit verschil in. Aannames als conclusies formuleren is de grote vergaderbetrokkenheidsmoordenaar). Schrijf besluiten altijd zichtbaar voor iedereen uit. (Let op: mensen spreken sneller dan ze denken. De denksnelheid is ongeveer gelijk aan de schrijfsnelheid).
    • Denk eerst, spreek later – Laat deelnemers eerst hun vragen, meningen of standpunt(en) opschrijven. Zo overdenken ze ze beter, en kunnen ze beter naar anderen luisteren
    • Lees de lichaamstaal – Hoofd achter over of voorover op tafel en hoofd op de armen: deelnemer is in slaap gevallen.
    • Wissel af – Aandachtsspanne is maximaal 20 minuten. Laat deelnemers regelmatig even met hun buren overleggen. Zorg voor beweging. Staand vergaderen verkort een bijeenkomst met 30 – 80%.
    • Beëindig – Begin bij het begin, ga door tot het einde en stop dan.


  3. Bezorgen
    • Deel je aantekeningen – Schrijf altijd de conclusies uit en deel deze, aan iedereen die er belang bij heeft.
    • Maak altijd ook afspraken over “follow up” – Mensen zijn optimisten en het valt altijd tegen. Regel hoe en wanneer gerapporteerd wordt of geëscaleerd.
    • Gebruik tools en media effectief – Elkaar herinneren aan afspraken: gebruik twitter. Samenwerken en op de hoogte blijven: gebruik Yammer. Werken aan het zelfde rapport: Googledocs. Stukken rondzenden? Zo 2010. Gebruik DropBox.
    • Get a life – een vergadering is geen social event.

    Nog meer besparen op vergaderingen? Volg een inleiding bij mij, leer iemand van uw organisatie te faciliteren als tweede beroep of huur een vergaderator.

Posted in Begeleiden, Leiderschap, Vergaderator, zelf | Tagged , , | Leave a comment

Vergaderator – Bespaar me!

Met Ceciel Fruijtier, die meer dan de redactie van het boek “Faciliteren als Tweede Beroep” gedaan heeft, kwamen we op deze Nederlands klinkende term voor het toch wat Engelse facilitator. Het achtervoegsel “ator” duidt op een professional, een beroep. Denk aan een “innovator”, iemand die innoveert, een “curator”, iemand die verzorgt of een “moderator”, iemand (of iets) die (dat) modereert. In dit geval een “tweede beroep”. Een vergaderator is iemand die als professie vergaderingen verzorgt. Hoe zo, iemand die vergaderingen verzorgt?

If you don’t control your meetings they’ll control you. Compensation Café

Vergaderingen slokken de meeste tijd en energie van organisaties. Juist op vergaderkosten zou enorm bespaard kunnen worden. Want het zijn de goed betaalde professionals – in hun eerste beroep – die het meeste vergaderen. Neem bijvoorbeeld het mislukte Catshuis-overleg van Rutte cs: bijna zeven weken! Zonder resultaat! Zo maken we niet alleen directe kosten, maar ook indirecte en zogenaamde “opportunity costs“: de baten die we niet realiseren door het missen van kansen. In tijden van bezuinigingen, zou het reduceren van vergaderkosten het eerste vergaderpunt moeten zijn. Waarom niet? Omdat de voorzitter natuurlijk niet zijn of haar rol ter discussie gaat stellen!

Het kwestie bij vergaderingen is dat de voorzitter verantwoordelijk is voor zowel de inhoud (= het resultaat) als het proces (= de wijze waarop we resultaat behalen, de agenda). De voorzitter wil zowel nieuwe ideeën -vrijheid geven, creativiteit, originaliteit, gas geven – als zijn of haar eigen ideeën realiseren – sturen, remmen, dempen. Krijgt de voorzitter zijn of haar inhoudelijke zin niet, dan kan dat door het proces. De voorzitter heeft altijd een bias, een voorkeur. Dat is niet verkeerd. De voorkeur maakt dat een voorzitter voor-zit. Daardoor ontstaat echter van zelf de situatie dat niet alles gezegd kan worden, er geen openheid ontstaat, mensen zich niet kwetsbaar durven opstellen. Vergaderen wordt een debat, een strijd om het (eigen) gelijk. En een ongelijke strijd. Het lijkt goedkoop om het zelf te doen – en dat is het ook wanneer je resultaten bereikt – maar het kost geld, moeite, energie en het meest schaarse goed ter wereld – aandacht – wanneer het mislukt.

Door een professional in te huren. Een begeleider – facilitator, moderator, groepsmediator, vergaderator – richt zich op het proces. Hij of zij heeft geen enkel belang bij een bepaald resultaat, behalve het bereiken van UITVOERBARE afspraken en resultaten. Daardoor kan de voorzitter of eigenaar van de vergadering gewoon meedoen. Verder zorgt de begeleider voor een goede, constructieve sfeer. Als het moet als een scheidsrechter, of adviseur; wanneer het kan en mag als een mediator, coach, counselor of facilitator. Faciliteren gaat over het maken (in Latijn “facere”, het Engelse “fact“) van “li“, verbinding. We vinden li (p. 27) ook in het woorden re-la-tie. Omdat een facilitator een neutrale rol heeft, niet boven noch onder de deelnemers staat, en alleen hun gezamenlijk belang dient, het halen van resultaten, verdient een facilitator zich al binnen één vergadering terug.

Posted in Begeleiden, Leiderschap, Vergaderator | Tagged , | 1 Comment

Spoorongeluk

Met het falen van de onderhandelingen over nieuwe bezuinigingen, synchronistisch begeleidt door een spoorongeluk, blijkt opnieuw dat een Renovatiepad (p. 228) na verloop van tijd dood loopt. Bezuinigingen vormen een rationele oplossing. Vanuit de concrete situatie (zintuiglijk, rood), er wordt te veel geld uitgegeven , zoekt men op basis van een model (unitair, blauw), maximaal 3% van het Nationaal Product tekort, naar oplossingen door de regels te veranderen. Geen hypotheekrente aftrek, eigen bijdrage per medicijnregel, verhogen AOW-leeftijd, …. . De voorspellingen uit het “robot”-model waren al voldoende om tot een crash in de onderhandelingen te komen. De onderhandelaars zijn niet eens tot het formuleren van een pakkende visie bij een pakket maatregelen gekomen (unitair –> mythisch). Was dat nog wel gelukt, dan waren de treinen elkaar tegen gekomen op het pad van de implementatie (mythisch –> sociaal). Met dat al, vult zich het stuwmeer dat de energie zal leveren voor een doorbraak naar het Renaissance pad, hoewel dat ook geen pretje zal zijn. In bijgaande video geeft Tomas Sedlacek, genoemd als één van de vijf meest interessante economen ter wereld, hoe er een equivalent is tussen energie en economie, rente en tijd. Hij geeft ook mooi de paradoxale situatie weer.

Wat speelt er systemisch? In deze video wordt het eenvoudig en op sympathieke wijze uitgelegd: het is het al oude verhaal van hubris: hoogmoed komt voor de val. Tomas Sedlacek legt uit dat in alle verhalen van de wereld gewaarschuwd wordt voor “schuld”, “rente” en “woeker”. Het verhaal van de tovenaarsleerling. Hij verwijst ook naar de “Ring van Macht” uit Tolkien’s Middelaarde. We moeten niet vallen voor de macht, want deze zal ons overweldigen.

Hoewel hij er in de video niet op ingaat, staat in de basis van het Christelijk geloof hoe we om dienen te gaan met schulden. In het Onze Vader lezen we:

“Vergeef ons onze schulden, zoals we anderen hun schuld vergeven. En leidt ons niet in bekoring … ” Onze Vader

Ik lees daarin dat het probleem bestaat uit de combinatie van “onze schuld” en ons onvermogen – gebruik van woord vermogen intentioneel – “de schuld van anderen” te vergeven. Het is al te menselijk om anderen de schuld te geven van ons falen, net zoals we de neiging hebben om ons succes als een gevolg van ons handelen te zien. In wezen is het simpel: de oplossing van de schuldenberg zit in de kwijtschelding. Wanneer we niet met enige regelmaat ons huis schoonmaken, anderen hun schuld aan ons vergeven, hoopt schuld zich op. Tot dat de dam breekt en we vraagtekens gaan zetten bij wat voor ons belangrijk is. De eerste stap op het Renaissancepad begint met een crisis.

Verder ken ik mijn Toonder. Dit is het verhaal van “De Bovenbazen“. Dit is het enige verhaal van Toonder dat niet met een gezamenlijke maaltijd eindigt. Maarten begreep maar al te goed dat dit een cyclisch verhaal is.

Posted in hoofdpad, paradox, video | Tagged , | Leave a comment